Persondatapolitik

Hvorfor indsamler vi oplysninger om dig?

Vi indsamler udelukkende oplysninger, som er nødvendige i forhold til håndteringen af ét eller flere af nedenfor beskrevne formål:

Forespørgsler og bookinger

• Kontakt til dig før, under og efter dit besøg
• Forbedring af gæsteoplevelser

Besøg på hjemmesiden

• Analyse af din brugeradfærd og re-marketing
• Forbedring og udvikling af hjemmesiden

Tilmelding til nyhedsbrev og/eller fordelsklub

• Udsendelse af månedligt nyhedsbrev med tilbud, konkurrencer og nyheder
• Målrettede fordelsklubtilbud baseret på tidligere køb

Brug af wi-fi

• Evalueringer til forbedring af gæsteoplevelsen

Kontakt via sociale medier og andre eksterne platforme

• Kontakt til dig før, under og efter dit besøg
• Forbedring af gæsteoplevelser

Videoovervågning

• Skabe tryghed under dit besøg på slottet

Ansøgning til stillinger

• Registrering af de oplysninger, du giver os i forbindelse med en ansøgningsproces

Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig?

1. Forespørgsler og bookinger

Når du booker et ophold, et arrangement eller en fest hos os, registrerer vi typisk oplysninger som navn, e-mail, telefonnummer og kreditkortnummer, uanset om du booker direkte hos os eller via nogle af vores samarbejdspartnere.

Disse oplysninger bruges som sikkerhed for bookingen, i forbindelse med indberetning til Danmarks statistik samt ikke mindst til at sørge for din sikkerhed under dit besøg.
I særlige tilfælde opbevarer vi ligeledes mere følsomme oplysninger som for eksempel informationer om allergier, handicaps og/eller specielle ønsker og behov. Dette gør vi naturligvis udelukkende i de tilfælde, hvor du som gæst frivilligt og efter eget valg videregiver sådanne oplysninger til os.

Alle oplysninger om vores gæster opbevares i vores bookingsystem, VisBook/BookVisit. Ved booking på vores hjemmeside behandles også kreditkortnumre, som via krypterede data opbevares hos DIBS.

Efter endt besøg hos os sender vi dig en evalueringsmail, da vi meget gerne vil have feedback på din oplevelse. Dette sker via Loopon, som opbevarer og behandler dine oplysninger på vegne af Hindsgavl Slot i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning. Du kan ligeledes modtage en rabatkode til dit næste besøg samt en påmindelse om at bruge rabatkoden, inden den udløber. Herudover hører du ikke fra os, medmindre du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev eller fordelsklub.

Vi gemmer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til at yde den bedste service over for dig, og så længe det er tilladt ifølge lovgivningen. Herefter slettes alle oplysninger.

2. Besøg på hjemmesiden

Når du færdes her på hjemmesiden, bliver du bedt om at give samtykke til vores brug af cookies. Vi bruger disse cookies til at måle trafikken på siden samt til at generere statistikker og analyser over brugernes adfærd på siden.

Cookies er små filer, der gemmes i din webbrowser, og som gør det muligt at genkende din IP-adresse og samle viden om din adfærd på nettet. Der er ingen personlige oplysninger gemt i cookies. Du kan læse mere om vores brug af cookies her.

I forbindelse med salg af gavekort på hjemmesiden benytter vi en samarbejdspartner, Lifepeaks, og dennes applikation, som er implementeret på vores hjemmeside. Alle kreditkortoplysninger, som afgives i forbindelse med køb af gavekort, opbevares krypteret hos Quickpay.

3. Tilmelding til nyhedsbrev/fordelsklub

Når du tilmelder dig Hindsgavl Slots nyhedsbrev, giver du samtidigt samtykke til, at Hindsgavl Slot må sende dig slottets månedlige nyhedsbrev. Du afgiver typisk dit navn og din e-mailadresse, som vi gemmer i nyhedsbrevssystemet Mailchimp. Mailchimp opbevarer og behandler disse oplysninger på vegne af Hindsgavl Slot i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.

Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen ved at henvende dig direkte til os eller ved at afmelde dig via linket nederst i de udsendte nyhedsbreve.

Når du tilmelder dig, Hindsgavl Slots Fordelsklub, accepterer og giver du samtykke til registrering og behandling af persondata vedrørende din deltagelse i fordelsklubben. De persondata, der registreres ved din tilmelding, vil udelukkende blive behandlet og opbevaret med det formål at kunne informere om tilbud fra fordelsklubben og administrere medlemskabet og de optjente point. Ethvert andet formål kræver yderligere og udtrykkeligt samtykke fra dig.

Du kan til enhver tid opsige dit medlemskab af Hindsgavl Slots Fordelsklub via mail hindsgavl@hindsgavl.dk og bede om, at dine oplysninger rettes eller slettes. Kundedata i Hindsgavl Slots Fordelsklub bliver slettet automatisk efter 3 år uden aktivitet fra kundens side.

Se de fulde medlemsbetingelser for fordelsklubben her.

4. Brug af wi-fi

Når du besøger Hindsgavl Slot og logger på vores wi-fi med din mailadresse, giver du samtidig samtykke til, at vi sender dig et evalueringsskema ang. dit besøg hos os. Dette sker via Loopon, som opbevarer og behandler dine oplysninger på vegne af Hindsgavl Slot i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.

5. Kontakt via sociale medier og andre eksterne platforme

Hindsgavl Slot er til stede på forskellige sociale medier som for eksempel Facebook, Instagram og LinkedIn, hvor vi kan være i dialog med dig før, under og efter dit besøg hos os. I denne dialog kan vi bede dig om personoplysninger i form af kontaktinfo eller andet, som fx kan hjælpe os med at oprette eller finde din booking i vores system.

Vi interagerer ligeledes med vores gæster via forskellige platforme til gæsteanmeldelser og feedback. I den forbindelse kan vi indlede en dialog med dig for at få uddybende oplysninger om din oplevelse. Oplysningerne bruger vi til at forbedre gæsteoplevelsen.

6. Videoovervågning

På udvalgte steder er der opsat videoovervågning for at skabe tryghed og sikkerhed for dig som gæst såvel som for vores medarbejdere samt for at forebygge kriminalitet. Disse steder er udelukkende fællesarealer som for eksempel stuerne i hovedbygningen.

Optagelserne gemmes i 14 dage i et sikkert system, som kan tilgås af medarbejderne i receptionen samt vores tekniske personale. Optagelserne kan blive brugt/videregivet i tilfælde af hændelser, hvor videoovervågningen kan bidrage til afklaring/opklaring af hændelsesforløbet.

7. Ansøgning til stillinger

Hvad enten du søger uopfordret eller en opslået stilling, kan du være sikker på, at vi håndterer de oplysninger, du giver os, på forsvarlig vis. Det er udelukkende de relevante afdelingsledere, som får videregivet dine oplysninger.

Medmindre andet er aftalt med dig, gemmer vi kun dine oplysninger i 6 mdr. efter modtagelse. Herefter slettes de, og du må søge på ny, hvis du ønsker at komme i betragtning til en stilling.

Hvordan beskytter vi dine oplysninger?

I overensstemmelse med persondatalovgivningen har vi internt på Hindsgavl Slot vedtaget regler og procedurer for håndtering af persondata, så vi til hver en tid beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret brug. Det betyder også, at vi har indgået databehandleraftaler med de af vores samarbejdspartnere, som håndterer persondata på vegne af Hindsgavl Slot.

Personoplysninger afgives aldrig til tredjepart, medmindre du selv udtrykkeligt giver tilsagn hertil, og vi indsamler aldrig personoplysninger, uden at du selv har givet os disse oplysninger ved booking, køb eller i forbindelse med nyhedsbrevstilmelding m.v.

Hvordan får jeg adgang til mine oplysninger?

Du har til hver en tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi har om dig. Ligeledes har du ret til at få korrigeret ukorrekte oplysninger eller få slettet de oplysninger, som vi ikke ifølge reglerne i Pas – og Udlændingebekendtgørelserne har pligt til at gemme.

Kontakt os

Har du spørgsmål eller kommentarer til vores håndtering af persondata eller specielle ønsker i forhold til de oplysninger, vi har om dig, er du meget velkommen til at kontakte os.

Hindsgavl Slot
Hindsgavl Allé 7
5500 Middelfart

Regnskabsansvarlig, Susanne Skjoldborg
Tlf.: 6340 6697
Mail: sus@hindsgavl.dk