Autohuset Vestergaard: Begynd planlægningen i god tid

Det tager tid at arrangere et vellykket event

Med deltagere fra alle tre landsdele faldt valget ret naturligt på Hindsgavl Slot til Autohuset Vestergaards kickoff-arrangement d. 2. februar. De flotte omgivelser og tidligere erfaringer med stedet var medvirkende faktorer. Det fortæller Jesper Søgård, der er kommunikations- og marketingchef i Autohuset Vestergaard.

Han ser tilbage på arrangementet, der typisk afholdes hvert andet år, og som skal sparke året i gang med både fagligt indhold og en stor fest.

“Det var en rigtig god dag, der forløb helt efter planen. Vi har været på Hindsgavl Slot tidligere, men ikke med noget i denne skala. Det var virkelig professionelt og veludført – både på dagen og i tiden op til,” forklarer Jesper Søgård, der sammen med sine kolleger har brugt ca. et halvt års tid på at planlægge det store arrangement.

Tiden er afgørende

“Mit bedste råd til andre, der skal planlægge et arrangement i denne her størrelsesorden, må være, at de skal begynde i god tid. Selv hvis du synes, du er i god tid – så læg lige en ekstra måned til. Det tager lang tid. Vi er glade for, at vi var i rigtig god tid. Det gav os frihed på selve dagen og i ugen op til, hvor vi ikke behøvede at stresse rundt,” forklarer han og fortsætter:

“Vi havde en stram tidsplan på dagen, men det tacklede folkene på Hindsgavl Slot rigtig godt. Det faglige oplæg forud for middagen og festen trak lidt ud, men det havde vi også taget højde for, og personalet på Hindsgavl var superfleksible i forhold til det.”

Udnyt kompetencerne på stedet

I planlægningen har Jesper Søgård primært haft kontakt med konferenceteamet, men har også været i dialog med stedets teknikere og andre nøglepersoner i forhold til afviklingen.

“Vi er blevet mødt af nogle meget tjenstvillige, imødekommende og proaktive folk fra Hindsgavl Slot. De har kaldt os til møde, hvis der var brug for at afklare nogle ting. Det var dejligt, at det ikke var os, der skulle rykke for det. Og det handler jo om at udnytte de kompetencer, der er på sådan et sted. De har jo erfaringen til at kunne sige, hvordan vi gør det her optimalt,” siger han.

Evaluering og forbedring

Hos Autohuset Vestergaard er man netop nu ved at evaluere på arrangementet. Herefter begynder Jesper Søgård og hans kolleger så småt at se frem mod næste kickoff, der efter planen skal ligge i 2022.

“Nu har vi halvandet år til at gå og lade os inspirere. Vi laver en ny tjekliste baseret på de her gode oplevelser. Det kan godt ske, den bliver lang, men det er en god proces i forhold til at huske det hele. Og så handler det også om at få uddelegeret ansvaret for nogle af tingene på listen, så det ikke bare er én person, der sidder med det hele,” lyder rådet fra Jesper Søgård, der nu overvejer, hvor næste arrangement skal afholdes.

“Det kunne sagtens være, det blev på Hindsgavl Slot for tredje gang i træk. Vi føler os i hvert fald rigtig godt behandlet, men det ligger ikke helt fast endnu. Vi har kun fået positive tilbagemeldinger i forhold til stedet, maden osv.,” afslutter Jesper Søgård.