Vælg det rigtige sted til jeres næste møde
Et succesfuldt møde starter allerede i tilbudsfasen. Det handler om at få defineret, hvad du og virksomheden vil have ud af mødet. Herefter skal du finde et sted, der kan medvirke til at skabe det ønskede resultat. Netop det giver konferencechef på Hindsgavl Slot, Christina Skjellerup, et par gode råd til her.
“Det er den samlede oplevelse, der afgør, om et møde bliver en succes – ikke kun programmet, maden eller rammerne. Når du ved, hvad I vil opnå med mødet, kan vi som konferencemedarbejdere hjælpe dig med skabe en passende ramme til formålet, så det hele går op i den så eftertragtede højere enhed,” siger Christina Skjellerup.
Faktorer som geografi og kapacitet er i sagens natur afgørende for beslutningen om, hvor jeres møde skal holdes. Men også mødestedets rammer, faciliteter og renommé kan afgøre, om mødet bliver en succes. Det forklarer Christina Skjellerup, der er konferencechef på Hindsgavl Slot, hvor hun har arbejdet siden 1999.
Lyt også med maven
Ifølge Christina Skjellerup er det en oplagt idé at besøge det eller de steder, hvor du overvejer at holde dit arrangement. Det giver dig nogle fysiske indtryk, du kan sammenholde: Hvad er muligt her? Hvordan kunne man også gøre? Osv.
Samtidig får du mulighed for at møde de mennesker, der skal sørge for den videre planlægning og ikke mindst afviklingen.
“Lyt til din mavefornemmelse. Føler du dig tilpas i rammerne og i trygge hænder? Allerede på det her tidlige stadie kan du med fordel sikre dig, at det vil være den samme kontaktperson, der er knyttet til dit arrangement fra start til slut. Det giver optimale betingelser for den videre kommunikation – både for dig og for mødestedet,” forklarer Christina Skjellerup.
Christina Skjellerup er konferencechef på Hindsgavl Slot, hvor hun har arbejdet siden 1999. Christina ved stort set alt om afholdelse af møder og konferencer og deler gerne ud af sin viden.
Har du konkrete spørgsmål eller blot behov for at vende en tanke eller idé, er du velkommen til at kontakte Christina på telefon 6340 6725 eller på mail cs@hindsgavl.dk
Indhent flere tilbud
Det er selvfølgelig altid en god idé at indhente flere tilbud. Det kan imidlertid være svært at sammenligne tilbud på tværs af mødesteder, fordi prisen ofte afspejler faktorer, som ikke kan sammenlignes direkte. Det kan for eksempel være servicestandarden og det generelle kvalitetsniveau.
“Igen kan et besøg på stedet hjælpe dig med at afgøre, om stedet lever op til prisen,” pointerer Christina Skjellerup og forklarer afslutningsvis: “Hos os giver vi altid en samlet pris på hele arrangementet. Samtidig angiver vi tydeligt, hvad prisen inkluderer, så du ikke er i tvivl. Har du tilpasninger, retter vi selvfølgelig prisen til, så du altid har overblik over økonomien.”
Når det rette sted er valgt, og prisen er på plads, fortsætter den videre planlægning i tæt samarbejde med mødestedet.
Læs mere om planlægningsfasen
