De gode møder – God planlægning er halvt fuldendt
Når du har fundet det rette sted til dit møde, og prisen er på plads, begynder den videre planlægning. I denne fase er tæt dialog med din kontaktperson på stedet helt essentiel for at sikre en succesfuld afvikling. Læs med her, hvor konferencechef på Hindsgavl Slot, Christina Skjellerup, kommer med gode råd til planlægningsfasen.
Med stedet og prisen på plads mangler du “bare” alle detaljerne.
Du ved, hvad du og virksomheden vil have ud af mødet, I har styr på det faglige indhold, og resten kan mødestedet hjælpe med at få styr på. Hvad enten det er forplejning, underholdning, oplevelser eller et eksklusivt es i ærmet.
Som kontaktperson på et væld af både store og små arrangementer på Hindsgavl Slot har konferencechef Christina Skjellerup mange års erfaring med at vejlede mødeplanlæggere til succesfulde arrangementer.
Ved vi det på forhånd, kan alt lade sig gøre
“Dialogen er altafgørende i den sammenhæng. Med én fast kontaktperson i såvel virksomheden som på mødestedet går ingen informationer tabt. Der er nogen til at samle trådene og formidle information videre i begge lejre. Som mødeplanlægger kan du næsten ikke give os for mange informationer, og i jo bedre tid du kan dele dem med din kontaktperson, desto bedre,” konstaterer Christina Skjellerup.
“Det gælder især, hvis der er tale om særlige behov i forhold til kost, teknisk udstyr eller andet, som i mange tilfælde kræver noget forberedelse. Ved vi det på forhånd, kan stort set alt lade sig gøre,” forsikrer hun.
Christina Skjellerup er konferencechef på Hindsgavl Slot, hvor hun har arbejdet siden 1999. Christina ved stort set alt om afholdelse af møder og konferencer og deler gerne ud af sin viden.
Har du konkrete spørgsmål eller blot behov for at vende en tanke eller en idé, er du velkommen til at kontakte Christina på telefon 6340 6725 eller på mail cs@hindsgavl.dk
Vær åben over for input og forslag
Christina Skjellerup og hendes kolleger i konferenceafdelingen på Hindsgavl Slot trækker på både egne og andre afdelingers erfaringer, når det kommer til et arrangements forløb. Det kan for eksempel være i forhold til tidsplan, timing og omfanget af forplejning.
“Er programmet skruet for stramt sammen, påvirker det deltagernes udbytte og fornemmelse af arrangementet. Har man for eksempel kun sat en time af til en 3-retters menu, er vi nødt til at se på alternativer. Det kan også være det modsatte; at der er et tidsrum, der skal fyldes ud med noget underholdning eller en aktivitet. Her kan vi byde ind med mange forslag, som har fungeret ved lignende arrangementer hos os. Er du åben over for den slags input, kan det være med til at løfte dit arrangement yderligere,” forklarer Christina Skjellerup.
Med et sådant forarbejde dukker der ingen ubehagelige overraskelser op, når du på dagen løber programmet igennem med din kontaktperson på mødestedet, inden det går løs. Deltagerne er på trapperne, og planlægningen skal nu stå sin prøve.
Vil du vide mere om, hvad der gør selve dagen til en succes?
Læs mere om en vellykket afvikling
