Succesfuld afvikling af dit møde
Al forarbejdet er gjort, detaljerne er på plads og deltagerne er på trapperne. Dagen er kommet, hvor frugten af den grundige planlægning skal høstes. Læs med her, hvor konferencechef på Hindsgavl Slot, Christina Skjellerup, fortæller om, hvad der gør dagen til en succes.
”Den vigtigste opgave, mødestedet har, er at gøre dig tryg i, at der er hånd om alle detaljer i dagens program – at vi tager os af alt det praktiske, så du kan slappe af og kun koncentrere dig om at formidle mødets eller konferencens indhold til deltagerne,” siger Christina Skjellerup og fortsætter:
”Det gælder om at undgå overraskelser i løbet af dagen. En grundig gennemgang af programmet er en forudsætning, når du ankommer til mødestedet. Det giver også ro i maven at få en rundvisning i mødelokalerne og se, hvor I skal spise, holde pause osv.”
Fleksibilitet giver råderum
Selv det mest velplanlagte møde eller konference kan blive ramt af uforudsigelige hændelser, der kræver omgående handling.
”Husk at spørge ind til, hvordan mødestedet vil håndtere, hvis der opstår ændringer i sidste øjeblik, eller hvis noget uventet sker. Det er vigtigt, at mødestedet har en klar strategi på det område, så de er omstillingsparate og har nogle esser i ærmet, hvis eksempelvis foredragsholderen bliver syg. Som vært skal man jo være klar til at gribe enhver bold og yde en ekstra service,” siger Christina Skjellerup og fortsætter: ”Hos os har vi et mindset, hvor alle – lige fra direktøren til gartneren – træder til i situationen og løser udfordringen sammen.”
Christina Skjellerup er konferencechef på Hindsgavl Slot, hvor hun har arbejdet i 17 år. Christina ved stort set alt om afholdelse af møder og konferencer og deler gerne ud af sin viden.
Har du konkrete spørgsmål eller blot behov for at vende en tanke eller idé, er du velkommen til at kontakte Christina på telefon 6340 6725 eller på mail cs@hindsgavl.dk
Det særlige ekstra
Udover den grundige planlægning kræver et vellykket arrangement også et opmærksomt og nærværende personale hele dagen igennem.
”Man må endelig ikke undervurdere effekten af, om man som deltager føler sig set og imødekommet af personalet. Det kan lyde banalt, men når man kan mærke, at hele huset trækker i samme retning og gør sig umage for at løfte lige præcis dit arrangement, så sker der noget magisk. Du skal kunne mærke indlevelsen – at det ikke bare er et standardarrangement, men at dét her arrangement skal afvikles bedst muligt,” pointerer Christina Skjellerup afslutningsvis.
Vil du vide mere om valg af mødested og indhentning af tilbud?
Læs mere her
