Nyt syn: Tillid og kemi er afgørende for valget af mødested
Hos Nyt Syn ønskede man at skabe tættere relationer mellem butikkerne i den frivillige optikerkæde samt til leverandørerne. Det skulle et stort arrangement på Hindsgavl Slot i november 2017 hjælpe med, og det lykkedes over al forventning. Arrangementet er siden da blevet til en årlig tilbagevendende begivenhed. Rammerne og den gode kontakt gjorde forskellen, ligesom en god og grundig planlægning banede vejen for en række succesfulde møder.
Det første indtryk
Det var mødet med Hindsgavl Slot, der i 2017 overbeviste daværende direktionskoordinator hos Nyt Syn, Tinna Larsen, om, at hun havde fundet det helt rette sted. Ikke alene havde rammerne i den gamle agerumslade det ekstra, der matchede det arrangement, hun var ved at planlægge. Hun mærkede også en kemi, en tillid og en løsningsorienteret tilgang, som gjorde valget endnu nemmere.
“Du kan ikke fornemme den slags gennem en hjemmeside – eller over telefon eller mail. Det betyder alt at se og opleve stedet og ikke mindst menneskene, der arbejder der. For mig er det utrolig vigtigt, at der er god kemi og en tillid til stedet. Tilliden har også en meget stor betydning, når jeg planlægger møder og events, hvor jeg ikke selv deltager,” forklarer Tinna Larsen og uddyber, at tilliden til folkene på Hindsgavl Slot bl.a. skyldes deres forståelse for arrangementets formål samt den løsningsorienterede tilgang til tingene.
“Vi satte dem nok lidt på prøve i forhold til vores arrangement, hvor vi fx skulle bruge plads til 33 stande i samme rum, som vi skulle spise og feste. Og hvor vi måske godt selv kunne tænke, om det her nu kunne lade sig gøre, blev vi mødt med et ‘vi løser det!’ Det giver en enorm stor ro for os som arrangør, at de tager ansvar for sådan en opgave,” siger hun.
Formålet er omdrejningspunktet
Helt fra begyndelsen gjorde Tinna Larsen meget ud af at forklare om formålet med Nyt Syns arrangement, sådan at formålet også stod klart for Hindsgavl Slot og på den måde blev det fælles omdrejningspunkt for planlægningen.
“Vi havde et helt specifikt formål, og det har jo egentlig ikke noget med stedet at gøre som sådan. Men når de kender formålet, kan de bedre byde ind med deres input og erfaringer i forhold til alt fra mad til lokaler – for et sted som Hindsgavl Slot kan jo tilbyde mange forskellige løsninger. Jeg er heller ikke i tvivl om, at Hindsgavl Slot ville have sagt fra, hvis de ikke mente, at deres rammer matchede vores arrangement. De vil jo heller ikke gå på kompromis. Begge parter ønsker en succes,” pointerer hun og fortsætter:
“Min dialog med Hindsgavl Slot gik helt fra begyndelsen med konferencesouschef Christina Skjellerup, som også var til stede på dagen. Det gør bare alting nemmere, at det er den samme kontaktperson hele vejen igennem. Og jeg oplevede, at hun var rigtig god til at kommunikere videre rundt i huset, hvad det her drejede sig om for os.”
Tilbagevendende succes
Den gode kommunikation kan fag- og produktspecialist hos Nyt Syn, Jakob Søholt, nikke genkendende til. Han overtog i 2018 koordineringen med Hindsgavl Slot i forbindelse med Nyt Syns arrangementer.
”Det er blandt andet den gode dialog og ikke mindst den grundige planlægning, der har været afgørende for, at Nyt Syn er vendt tilbage til Hindsgavl Slot i 2018, 2019 og her til oktober 2020. Planlægningen går alt andet lige lettere, når det er den samme kontaktperson for 4. år i træk. Vi skal ikke starte forfra, men kan bygge videre på succesen”, forklarer Jakob Søholt og fortsætter:
”De ved lige præcis, hvad vi gerne vil have. Og der er hele tiden mulighed for at rette til – også på selve dagen, hvor vi måske har nogle ændringer i sidste øjeblik. Der har på intet tidspunkt været noget, der ikke har kunnet ladet sig gøre. Alle vores ønsker er blevet efterkommet nærmest med det samme.”
Jakob fortæller også, at afviklingen af arrangementerne er gået meget mere fleksibelt og smooth, fordi de har investeret i planlægningen:
”Den løbende kontakt og den hurtige responstid, vi oplever hos Hindsgavl Slot, giver tryghed og ro i maven, lige fra vi begynder planlægningen til arrangementet skal afvikles. Desuden tror jeg ikke, at man som arrangør kan give for mange informationer. Det er min opgave, at stedet er informeret. Det går ikke kun én vej. Jeg kan ikke forvente, at de løfter opgaven, hvis jeg ikke har klædt dem godt nok på til det,” forklarer han.
“Hvert år får vi rigtig gode tilbagemeldinger fra deltagerne. Alt fungerer godt, og rammerne er perfekte til denne type arrangement. Ikke kun fordi beliggenheden er ideel, når vi har butikker i hele landet, men også fordi omgivelserne er noget helt særligt”, afslutter Jakob Søholt, der er fag- og produktspecialist i den frivillige optikerkæde Nyt Syn med 60 butikker i hele landet.
